So funktioniert es | Dienstplan-Live

1. Ordnung im Chaos

Wenn Ihr Team schön brav von Montag bis Freitag von 08.30 bis 12.00 und von 13.30 bis 17.00 Uhr arbeitet, dann liefert Ihnen Dienstplan-Live zwar schöne Dienstpläne samt präzisen Stunden- und Ferientage-Bilanzen. Aber eigentlich nutzen können Sie dieses Programm erst dann, wenn es in Ihrem Betrieb viel schwieriger wird, die Bedürfnisse eines geordneten Mehrschichten-Betriebs mit den Wünschen und Bedürfnissen von modernen MitarbeiterInnen in Einklang zu bringen. Schauen Sie sich mal locker an, welche Daten das Programm von Ihnen haben möchte, auf den Seiten
- Einstellungen
- Dienste und
- Personal
Und wenn Sie sich von ersten Schrecken erholt haben, gleich dies: Die meisten dieser Daten geben Sie nur einmal ein. Denn Dienstplan-Live geht davon aus, dass das Erstellen eines Monats-Arbeitsplans nur scheinbar ein einmaliger kreativer Prozess ist. Zwar sehen in einem modernen Team die Wünsche und Anliegen chaotisch aus. In dieses Chaos Ordnung zu bringen: Das hat aber viel mit repetitiver Arbeit zu tun, die der Computer mindestens so gut und vor allem viel zeitsparender erledigen kann. Wenn er eben die nötigen Daten hat. Und falls Dienstplan-Live einzelne Dienstplan-Probleme bei Ihnen suboptimal lösen sollte: Sie haben immer und überall die Möglichkeit, den Plan manuell (und ebenfalls mit wenig Aufwand und viel Transparenz) zu optimieren. Die Anleitung finden Sie hier.

2. Die Suche nach Personal

Dienstplan-Live geht davon aus, dass Sie Dienste
- mit unterschiedlichen Längen
- auch ausserhalb der normalen Bürozeiten
- eventuell an sechs bis sieben Tagen pro Woche mit Leuten belegen müssen, die nur bedingt regelmässige Arbeitszeiten wünschen.
Damit ein solcher Dienstplan sowohl arbeitsmedizinischen Anforderungen entspricht wie auch psychologisch für die MitarbeiterInnen akzeptierbar ist, folgt Dienstplan-Live einigen Grundregeln:
- Erstellt wird konsequent ein Dienstplan für einen Kalendermonat.
- Der Monat wird vom ersten Dienst des ersten Tages bis zum letzten Dienst des letzten Tages der Reihe nach abgearbeitet.
- Zuerst wird die gleiche Person einzusetzen, die diesen Dienst schon am Vortag hatte.
- Wenn dies nicht möglich ist, wird das Team nach weiteren Personen durchsucht, die diesen Dienst leisten könnten.
- Dabei stehen diejenigen zuvorderst in der Reihe, die zu diesem Zeitpunkt (noch) am meisten Unterstunden haben.

3. Die Rücksichtnahme auf Vorgaben

Verschiedene Parameter sorgen nun dafür, dass nicht entweder ein total "langweiliger" Dienstplan mit immer den gleichen Leuten in den gleichen Diensten - oder dann das Gegenteil: ein total wildes Durcheinander entsteht. Die dafür nötigen Datenfelder haben Sie sich (unter 3.1.) ja schon mal angeschaut. Und dabei konnten Sie Folgendes sehen:
- Jeder Dienst hat nicht nur ein Kürzel und einen Beschrieb, sondern auch eine Länge in Stunden.
- Jeder Dienst wird einem oder mehreren Tagesabschnitt/en und dem/den Wochentag/en, an denen er belegt werden soll, zugeordnet.
- Bei jedem Dienst kann zudem definiert werden, wie viele Male nachei-nander er mit der gleichen Person belegt werden darf.
- Jede Person erhält für jeden Dienst eine differenzierte Qualifikation - sie darf nicht (Feld leer), notfalls, möglicherweise oder voll eingesetzt wer-den.
- Für jede Person kann auch (abhängig von den Anstellungsprozenten, ihren Wünschen und ihrer persönlichen Energie) ein Arbeitsrhythmus definiert werden.
Eine gleiche Abstufung (wie unter 3.3.4. erwähnt) berücksichtigt Dienstplan-Live auch bei den einzelnen Wünschen. Gehen Sie auf => Dienstplan und wählen Sie oben links den nächsten Monat aus. Dann rechts davon (mit dem Pfeil nach unten) den Dienstplan nach Mitarbeitern. Klicken Sie eines der Kürzel an. Und Sie sehen: Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Person an einem Tag (oder Tagesabschnitt) nicht arbeiten kann oder möchte. Mit dem Anklicken eines der Felder links finden Sie wieder die erwähnten Abstufungen.

1. Probieren hilft

Mit dem unter 3. erwähnten Daten also steuern Sie Dienstplan-Live. Und werden bald zu optimalen Lösungen kommen. Dies vor allem, wenn Sie sich nicht scheuen, einige Tests zu machen. Denken Sie daran: Ein Dienstplan steht in ein paar Augenblicken. Und wenn er ihnen nicht gefällt, schrauben Sie an den Daten und versuchen es noch einmal. Immer noch dem Motto:
Zuerst kurz etwas investieren. Und dies dann lange intensiv nutzen!
2. Zwei unterschiedliche Bereiche

Sie können für jeden Dienst und jede/n Mitarbeiter/in einen Arbeitsrhythmus definieren (siehe 3.3.3. und 3.3.5.). Was heisst: Auch wenn eine Person während eines ganzen Monats keinen einzigen individuellen Freiwunsch hat, wird sie in dem von Ihnen vorgegebenen Rhythmus eingesetzt. Und dies mit mehreren wichtigen Parametern in zwei Bereichen. Dies immer unter der Voraussetzung, dass Sie
- Dienste mit unterschiedlich hoher Belastung verteilen müssen und
- Personen mit unterschiedlichen Lebensrhythmen und Leistungsfähigkeiten beschäftigen.

3. Einstellen der Rhythmen

Gehen Sie bitte auf => Dienste und wählen Sie dort (in der rechten Spalte mit den Pfeilen) einen Dienst aus. Sie sehen dort unter den Feldern mit den Eckdaten dieses Dienstes auch ein Feld "max. am Stück". Die Zahl hier bedeutet: Dieser Dienst darf maximal so viele Tage am Stück mit der gleichen Person belegt werden. Denken Sie darüber nach, welche Zahl hier zumutbar ist und Sinn macht. Achtung: Diese Zahl steht nur im Zusammenhang mit den Diensten und nicht mit den einzelnen Personen. Es ist wahrscheinlich richtig, einen sehr langen und/oder sehr stressigen Dienst weniger lang durch die gleiche Person leisten zu lassen als einen eher "gemütlichen" Dienst. Falls es so etwas bei Ihnen überhaupt gibt.

Gehen Sie bitte auf => Personal und wählen Sie dort (in der rechten Spalte mit den Pfeilen) eine Person aus. Sie sehen als Erstes die Vertrags-Daten. Diese enthalten neben den Eckdaten wie Name, Kürzel, Abteilung und Anstellungsprozenten auch verschiedene Felder mit Zahlen, die den Arbeitsrhythmus mitbestimmen. Wichtig sind hier vor allem
- "max.Anzahl WE-Dienste pro Monat": Hier wird jeder Dienst an Samstagen, Sonntagen und/oder Feiertagen gezählt. Passen Sie diese Zahl Ihrem Betrieb und vor allem auch Ihren Kapazitäten an. Es hat keinen Sinn, hier tiefe Zahlen einzusetzen, wenn der Bedarf viel höher ist. Aber: Sie können die Anzahl WE-Dienste der jeweiligen Person anpassen.
- "max. Anzahl Dienste am Stück": Diese Zahl bezieht sich auf die Person. Wenn jemand mit einer 50 Prozent-Anstellung die Dienste über den ganzen Monat verteilt haben möchte und wenige Freiwünsche hat (siehe 3.3.), ist es sinnvoll, hier "3" einzutragen. Dies jedenfalls, wenn die Dienste im Normalfall die Länge eines durchschnittlichen Arbeitstages (die "Wochenarbeitszeit" in "Einstellungen" geteilt durch 5) haben. Sollten sie kürzer sein, müsste bei "max. Anzahl Dienste am Stück" eher "4" eingetragen werden.
- "min. Tage Frei-Block": Hier sagen Sie, wieviele Tage frei Dienstplan-Live zwischen zwei Arbeitsblöcken geben soll. Dabei ist es unwichtig, warum der Block mit Diensten am Stück abgebrochen wird. Grund dafür können sein:
  - die "max. Anzahl Dienste am Stück" ist überschritten;
  - der/die Mitarbeiter/in hat einen Freiwunsch;
  - die Zahl der Arbeitstunden hat 120 Prozent des Solls überschrit-ten;
  - die Anzahl Dienste "max. am Stück" (siehe 4.3.1.) ist überschritten; am neuen Tag ist aber kein für diese Person geeigneter Dienst zu belegen.
Achtung: Die "max. Anzahl Dienste am Stück" und die "min. Tage Frei-Block" bestimmen stark den Arbeitsrhythmus. Und eventuell auch die Wochentage, an denen eine Person eingesetzt wird. Dies spielt weniger eine Rolle bei Leuten, die ohnehin viele Freiwünsche haben. Bei denen der Rhythmus also ohnehin mehrmals durchbrochen wird.

Personen, bei denen "max Anzahl Dienste am Stück" und "min. Tage Frei-Block" zusammengezählt 7 ergibt, werden aber - wenn sie wenige Freiwünsche haben - möglichweise immer an den gleichen Wochentagen eingesetzt. Falls es sich hierbei um Wochenend-Tage handelt, beginnt zwar bald die Begrenzung "max.Anzahl WE-Dienste pro Monat" zu greifen. Von Montag bis Freitag gibt es hier aber absichtlich keine Bremse. Sinnvolle Kombinationen für den Arbeits- und den Freiblock sind also zum Beispiel "5" und "3" (= 8), "4" und "2" oder "3" und "3" (= je 6).

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